Die Abrechnung im Bereich der kieferorthopädischen Versorgung (KFO) ist allgemein sehr komplex und unterliegt zusätzlich natürlich auch ständigen gesetzgeberischen und versicherungsmedizinischen Änderungen. Für viele kieferorthopädische Praxen bedeutet dies entsprechend einen erheblichen administrativen Aufwand, der von der eigentlichen Kernkompetenz – der Behandlung der Patienten – ablenkt.
Vor diesem Hintergrund gewinnt das Thema „Outsourcing der KFO-Abrechnung“ immer mehr an Bedeutung. In diesem Artikel beleuchten wir die Besonderheiten der KFO-Abrechnung, zeigen typische Herausforderungen auf und erklären, warum die Auslagerung dieser Aufgaben zu einem leistungsfähigen Dienstleister zahlreiche Vorteile bietet.
Die Komplexität der KFO-Abrechnung
Die kieferorthopädische Abrechnung unterscheidet sich in einigen Punkten deutlich von anderen medizinischen Fachbereichen. Grundlage der Abrechnung ist die Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ), ergänzt durch spezifische Leitlinien und Empfehlungen der Krankenkassen sowie des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA). Insbesondere bei Kindern und Jugendlichen kommt die sogenannte Indikationsgruppenprüfung (IGP) zum Tragen, die eine detaillierte Dokumentation der Fehlstellung und deren Therapiebedürftigkeit erfordert.
Hinzu kommen noch differenzierte Abrechnungssysteme: Je nach Alter, Art der Behandlung (konservativ oder operativ) und Versicherungsstatus (gesetzlich/privat) gelten unterschiedliche Regelungen. Festzuschüsse vs. Einzelvertrag: Während gesetzlich Versicherte meist nur einen Festzuschuss erhalten, sind Privatpatienten oft individuell abrechenbar – mit entsprechendem Dokumentationsaufwand.
Regelmäßige Überprüfungen: Krankenkassen führen Stichproben oder vollständige Prüfungen durch, weshalb eine lückenlose und fehlerfreie Abrechnung unerlässlich ist.
Diese Komplexität macht es notwendig, über fundiertes Know-how in der KFO-Abrechnung zu verfügen – sowohl fachlich als auch rechtlich.
Typische Herausforderungen in der eigenen KFO Abrechnung
Viele Praxen versuchen, die Abrechnung selbst zu stemmen, oft aus Kostengründen oder dem Wunsch heraus, den Prozess vollständig zu kontrollieren. Doch diese Herangehensweise bringt einige Risiken und Nachteile mit sich:
Personeller Aufwand
Die KFO-Abrechnung beansprucht viel Zeit. Mitarbeitende müssen geschult werden, um alle Regularien korrekt anwenden zu können. Oft wird die Abrechnung nebenbei erledigt, was Fehlerquellen schafft.
Hohe Fehleranfälligkeit
Selbst kleine Ungenauigkeiten – etwa falsch dokumentierte Befunde oder nicht vollständig ausgefüllte Formulare – können zu Ablehnungen seitens der Krankenkassen führen. Das kostet Zeit und Geld.
Rechtliche Unsicherheit
Änderungen im Abrechnungsrecht, neue Gutachten oder Urteile zur Verrechnung bestimmter Leistungen sind schwer zu verfolgen. Werden diese nicht berücksichtigt, drohen Rückforderungen oder Bußgelder.
Fehlender Fokus auf die Patientenversorgung
Je mehr Zeit für administrative Tätigkeiten benötigt wird, desto weniger bleibt für die Behandlung übrig. Dies kann sich negativ auf die Praxisauslastung und letztlich auf den Umsatz auswirken.
Outsourcing der KFO-Abrechnung: Sinnvoll oder nicht?
Die Frage, ob eine Praxis ihre KFO-Abrechnung auslagern sollte, beschäftigt viele Praxisinhaber. Die Antwort lautet: Ja – und zwar aus mehreren Gründen.
Expertise durch Spezialisten
Ein externer Dienstleister verfügt über langjährige Erfahrung in der KFO-Abrechnung und ist stets über aktuelle Entwicklungen informiert. So profitiert die Praxis von professionellem Wissen ohne teure Weiterbildungen.
Zeitersparnis und Entlastung
Das Team vor Ort wird entlastet und kann sich wieder ganz auf die Behandlung konzentrieren. Gleichzeitig sinkt der interne Verwaltungsaufwand spürbar.
Höhere Liquidität durch schnellere Erstattung
Professionelle Abrechner kennen die Fallstricke und stellen sicher, dass die Unterlagen korrekt und vollständig eingereicht werden. Dadurch verkürzen sich Bearbeitungszeiten und die Wahrscheinlichkeit von Ablehnungen sinkt – was direkt positive Auswirkungen auf die Liquidität hat.
Flexibilität und Skalierbarkeit
Bei Wachstum oder Saisonhochs (z. B. Beginn des Schuljahres mit vielen neuen Behandlungen) lässt sich die Abrechnung einfach skalieren, ohne Personalengpässe befürchten zu müssen.
Datensicherheit und Compliance
Etablierte Dienstleister arbeiten datenschutzkonform und bieten zertifizierte Systeme, die den hohen Anforderungen des Medizin- und Datenschutzes gerecht werden.
Auswahl des richtigen Partners: Was ist wichtig?
Wer seine KFO-Abrechnung outsourcen möchte, sollte sorgfältig vorgehen. Nicht jeder Anbieter ist gleich gut. Folgende Kriterien sollten bei der Auswahl beachtet werden:
Spezialisierung auf KFO: Der Partner sollte langjährige Erfahrung im kieferorthopädischen Bereich haben.
Transparenz: Klare Konditionen, keine versteckten Kosten.
Technische Infrastruktur: Moderne Softwarelösungen ermöglichen eine digitale und schnelle Abwicklung.
Support und Beratung: Ein persönlicher Ansprechpartner ist Gold wert, besonders bei komplizierten Fällen.
Referenzen: Gute Anbieter können auf zufriedene Kunden verweisen und Erfolge messbar machen.
Kosten vs. Nutzen: Lohnt sich das Outsourcing?
Natürlich entstehen durch das Outsourcing zusätzliche Kosten. Doch diese müssen im Verhältnis zur eingesparten Arbeitszeit, zur Fehlerquote und zum Erstattungserfolg gesehen werden.
Angenommen, eine Praxis rechnet monatlich 100 KFO-Fälle ab. Bei einer Eigenabrechnung fallen pro Fall im Durchschnitt 20 Minuten Arbeitszeit an – inklusive Korrekturen und Nachfragen. Das ergibt 33 Stunden pro Monat. Selbst bei einem Stundenlohn von 20 Euro wären das bereits 660 Euro – ohne Berücksichtigung von Fehlern, die zu Nachbesserungen führen.
Ein externer Dienstleister könnte dieselbe Menge für ca. 400–600 Euro abwickeln – mit höherer Genauigkeit und besserer Erfolgsquote. Hinzu kommt die Entlastung des Teams, das stattdessen weitere Patienten betreuen oder andere wichtige Aufgaben übernehmen kann.
Zukunftstrend Digitalisierung und E-Abrechnung
Die Digitalisierung schreitet auch im Gesundheitswesen rasant voran. Elektronische Abrechnungssysteme, digitale Akten und Schnittstellen zur KV oder zu den Krankenkassen werden immer relevanter. Externe Abrechnungsdienstleister investieren kontinuierlich in moderne Technologien und unterstützen Praxen dabei, sich diesen Entwicklungen anzupassen – ohne dass die Praxis selbst in komplexe IT-Projekte einsteigen muss.
Outsourcing der KFO Abrechnungen als strategischer Gewinn
Die KFO-Abrechnung ist kein notwendiges Übel, sondern ein entscheidender Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg einer kieferorthopädischen Praxis. Wer hier auf Experten setzt, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch Sicherheit, Präzision und letztlich mehr finanzielle Ressourcen.
Outsourcing bedeutet also nicht nur Arbeitsteilung, sondern auch Professionalisierung. Es ist ein strategischer Schritt, um die Praxis fit für die Zukunft zu machen – mit mehr Fokus auf das Wesentliche: die Behandlung und Betreuung der Patienten.
Bei Fragen zum Thema KFO Abrechnung kontaktieren Sie uns gern jederzeit unverbindlich.
